De forma sucinta, o gerenciamento eletrônico de documentos fornece soluções práticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilização é através de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar versões digitais de documentos relevantes.

Vantagens na Utilização de Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Primordialmente, a principal vantagem na utilização de sistemas baseados no gerenciamento eletrônico de documentos, é a otimização to tempo na busca dos mesmos, além de economia em espaço físico destinado ao arquivamento e acesso.

Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja depreciação e perda da informação.

Com a implantação de sistemas baseados em GED, há grande economia em espaço físico destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço. Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras atividades.

Desvantagens do GED

De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em GED. Há única necessidade é que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.

Principais Aplicações na Gestão Eletrônica de Documentos ( GED )

Como exemplo, temos a implantação GED baseada em gestão eletrônica de documentos vitais, que é amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqüentes, ou mesmo manuseio. Como exemplo, podemos citar na área de saúde, os prontuários, e na área de gestão de empreendimentos, os contratos e afins.

É possível citar também, a área básica da implantação GED, que é a digitalização de documentos de manuseio freqüente. Basicamente, os documentos físicos são digitalizados através de aparelhos de digitalização profissional, afim de manter uma cópia digital de fácil acesso.

Um ponto chave no gerenciamento eletrônico de documentos é a organização e controle de arquivos e documentos. Através de uma metodologia diferenciada, é feito um trabalho de organização e controle de acesso para os documentos. Assim, otimizando os processos de busca, tanto física, quanto digital obtendo o máximo em eficiência em acesso.

Há também a possibilidade de gerenciamento documental, voltado a gestão de mídias eletrônicas. É o processo de implantação de um sistema GED, só que o mesmo possui acesso a mídias eletrônicas, ao invés de sistemas web interligados.

Uma das principais questões a ser levantadas quando um projeto de gestão eletrônica de documentos ( GED ) está para ser implantado, com certeza é a estratégia que vai ser empregada no armazenamento do acervo. O plano a ser escolhido e implantado depende de vários fatores tais como:

• Tipo Predominante de Documento : O tipo predominante de mídia tem uma forte influência nesta decisão. Se o tipo predominante dos documentos for texto por exemplo, vamos precisar de um espaço de armazenamento muito menor do que se o tipo predominante for de arquivos de imagem. As taxas de compactação de texto são muito maiores que imagens e figuras, quando realizamos a digitalização de documentos. Quanto mais complexos for o tipo padrão de documento produzido pela empresa, maior será a necessidade de espaço para armazenar as mídias durante o processo de gestão eletrônica de documentos.
• Nível de Segurança Requerido pelos Documentos: O nível de segurança e restrição dos documentos também é um fator muito importante, quanto mais segurança demandarem os documentos maior deve ser a preocupação com fatores tais como níveis de acesso, backup ( cópia de segurança ) e encriptação. A complexidade do sistema de segurança é diretamente proporcional a quantidade de espaço que vamos precisar para o nosso sistema de GED.
• Centralização / Descentralização do Sistema: A opção por centralizar ou descentralizar os documentos em um mais servidores e também de disponibilizar os documentos na rede local de computadores ou então na Internet também é muito importante na hora de se escolher a estratégia de armazenamento dos arquivos para a gestão eletrônica de documentos, já que de um modo geral, ter um servidor rodando na Web tem um maior custo que ter um servidor na rede local.

Mídias Eletrônicas e a Digitalização de Documentos

Hoje no mercado existem diversos tipos de mídias eletrônicas, cada qual com suas vantagens e desvatagens. Capacidade, preço e durabilidade são os principais fatores a serem levados em conta. Obviamente, quando estamos implantando um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos podemos combinar diversos tipos de mídias num mesmo contexto. Abaixo uma tabela indicando o tempo de vida util médio de diversos tipos de mídia:

Estratégias Básicas para Armazenamento e Gestão Eletrônica de Documentos

Existem três estratégias fundamentais que podem ser empregadas no processo de armazenamento digital de documentos:

• Sistema COM ( Computer Outfit Microfilm ): Sistema onde armazenamento das informações geradas pelo sistema de GED são armazenadas predominantemente em microfilmes.
• Sistema COLD ( Computer Outfit Laser Disk ): Sistema mais utilizado hoje em dia, devido ao baixo custo das mídias opticas. Neste sistema os dados digitalizados produzidos pelo sistema de gestão eletrônica de documentos são armazenados predominantemente em mídias opticas ( CDs, DVDs, etc… )
• Sistema COMD ( Computer Outfit Magnetic Disk ): Sistema mais caro, porém o mais eficiente. Nele toda a informação gerada pelo sistema de GED é armazenada em mídias tais como Hard Disks, Discos Optico-Magnéticos ou então Discos WORM.
• Sistema COMM ( Computer Outfit Multiple Media ): Sistema hibrido, nele a informação produzida pelo sistema de gestão eletrônica de documentos é armazenada em diversos tipos diferentes de mídia, dependendo da importância da informação e também do tempo que ela necessita de ser armazenada.

A produção desordenada de documentos e informações em papel, com certeza é um dos grandes problemas atuais envolvidos na administração de empresas. Neste cenário, onde não houve a digitalização de documentos, são criados diversos tipos diferentes de problemas: o primeiro ( e mais obvio ) é o problema de acumulação física, quanto mais papel e mais documentos são produzidos em meio físico, mais espaço é demandado para estoca-lo e também maior se torna a tarefa de encontrar algo específico em meio áquela massa.

Outra questão resolvida pela digitalização dos documentos é o desgaste, os documentos armazenados em papel tem um grande desgaste ( desgaste pela sujeira, desgaste pelo armazenamento, desgaste pelo manuseio inadequado ) muitas vezes tendo que ser refeitos ou então sendo perdidos, quando não é mais possivel reproduzi-los novamente ou então quando a administração não percebe que o documento está deteriorado.

A perda ou deterioração de documentos de papel, embora pareça algo trivial e simples, pode causar grandes prejuizos para uma empresa: imagina por exemplo, perder a cópia de um contrato, perder uma nota fiscal, etc… São documentos que dão um grande ônus extra para serem recuperados ( em muitos casos podendo sair caro também ! ).

Digitalização de Documentos: Cenário Melhorado, com a Digitalização Implementada

Além de resolver os problemas descritos no cenário acima a digitalização de documentos também atua reduzindo custos e aumentando a eficiência. A digitalização de documentos, obviamente requer um trabalho e um investimento iniciais, mas depois de bem estabelecida, ela reduz o custo operacional da empresa e reduz de modo indeterminado, diluindo o investimento inicial no tempo.

Além de converter todo o acervo de texto para o meio digital, dependendo do caso da empresa, imagens e sons também podem ser digitalizados. É interessante que durante a digitalização de documentos, muitas vezes imperfeições e defeitos podem ser corrigidos, tanto no texto, quanto nas imagens e sons que podem ser tratados e ter a qualidade aumentada.

Uma vez digitalizadas, as imagens, texto e sons podem ser armazenadas basicamente em dois tipos de mídia: CDs, DVDs, Blu Rays, etc… que consistem em mídias em que a pesquisa e visualização pode ser feita de modo direto ( inserindo a mídia no computador e usando ) ou então em servidores onde a pesquisa pode ser feita de modo indireto, o usuário acessando os dados a partir de um sistema.

Digitalização de Documentos: Etapas do Processo de Digitalização

Dependendo do caso da empresa e do tipo predominante de documentos os quais ela armazena e produz, a digitalização de documentos pode ser feita de diversas maneiras diferentes. De uma maneira mais geral, o processo pode ser resumido da seguinte maneira:

Preparação do Acervo:

Na fase de preparação do acervo, todo o acervo físico é selecionado, separado e os documentos realmente relevantes são separados. Documentos residuais, rascunhos ou documentos de importância não relevante, neste momento podem ser eliminados ( não vale a pena digitalizar o que não tem valor ). Quando temos imagens e sons eles também devem ser selecionados, no caso específico das imagens também devem ser separadas, imagens de alta resolução da baixa resolução e imagens em escala de cinza das imagens coloridas.

Digitalização dos Documentos:

Na fase de digitalização de documentos em sí, é feito o trabalho físico da digitalização, os documentos sendo passados pelos scanners e os arquivos resultantes sendo gerados ( JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, etc.. )

Controle de Qualidade:

Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Toda vez que for detectado uma falha, o arquivo pode ser refeito.

Gravação dos Arquivos:

Quando o documento já estiver sido digitalizado e a qualidade já estiver sido atestada, chega a hora de gravar o arquivo. Uma vez gravado o arquivo então pode ser pesquisado e utilizado no contexto da empresa.

A medida que uma empresa evolui e cresce em tamanho, produtividade e complexidade, ela vai exigindo cada vez mais uma maior grau de organização, racionalização e profissionalismo. O mesmo quadro vale a para a gestão e produção de informação. Do inicio informal e intuitivo até o momento em que a empresa necessita e decide implemental um sistema de gestão eletrônica de documentos há passos importantes. Abaixo de maneira sucinta algumas dessas fases:

Gestão da Informação Informal

Na primeira fase, quando a empresa ainda é pequena, tem um pequeno quadro de funcionário e clientes e lida apenas com projetos de baixa e no máximo média complexidade, em geral, não existe nenhuma preocupação com a gestão da informação. Realmente, como a complexidade é baixa, não existe uma necessidade real de organizar e racionalizar. Obviamente, se a empresa opta por implantar um sistema de GED logo de inicio ela vai ganhar tempo e eficiência, crescendo mais em um menor prazo, tornando o GED nesta fase um opcional vantajoso.

Em geral, neste estágio da evolução da empresa e da gestão da informação os documentos são gerados de forma aleatória, sem padrão, são armazenados em papel e organizados em pastas e armários físicos. Claro, o computador é usado, mas apenas eventualmente e na produção de uns poucos documentos mais relevantes. A maioria das empresas não opta por implantar sistemas de gestão eletrônica de documentos neste estágio.

Gestão Semi-Organizada da Informação

Nesta fase da evolução da gestão da informação, aplicativos tais como editores de texto e editores de planilhas, já começam a ser usados na produção da maioria dos documentos e algumas empresas inclusive já começam a planejar a produzir sistemas de computador para organizar a produção e gerar relatórios. No entanto os princípios da gestão eletrônica de documentos ainda não estão totalmente implementados e em geral, os arquivos são produzidos e armazenados em computadores individuais. Sem ter a racionalização implementada e sem padronização, a produtividade depende muito do talendo e dedicação individuais.

Neste está de evolução da empresa, ela começa a investir em sistemas de computador, internet, Web Marketing e algumas empresas já investem em sistemas completos de GED. Mais uma vez, investir em GED, ainda não é impressindível, mas é uma grande vantagem, a empresa passar para a proxima fase com um sistema desta natureza já implementado.

Gestão Organizada da Informação ( Gestão Eletrônica de Documentos Completa )

Depois que a empresa passou pela fase de gestão semi-organizada da informação, em geral, um estágio em que ela já se tornou uma empresa de porta maior, chegou o momento em que a gestão eletronica de documentos passa a ser essencial. Neste estágio e com este porte de empresa, o volume e complexidade das informações e dos projetos passa a demandar uma racionalização maior. Caso um sistema de GED não seja implementado e organize o fluxo e produção de informações corremos um sério de risco de ter os chamados “projetos infinitos”, aquele projeto em que o cronograma previa 6 meses para a conclusão, mas leva-se 2 anos de trabalho desorganizado para concluir.

Além de investir em gestão eletrônica de documentos, neste estágio, devido as proporções atingidas pelo patrimônio da empresa e da complexidade contábil, em geral as empresas além do GED, também implantam sistemas de Gestão Patrimonial.

Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quanto o fluxo de trabalho e atividades de uma empresa está otimizado, temos um enorme ganho tanto em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as atividades já foram previamente planejadas e descritas, não se perde mais tempo elaborando e repensando estratégias todas vez que um problema semelhante ocorre.

No contexto da administração e gestão da informação modernas, para poder se implementar um sistema eficiente de Workflow, como parte integrante do mesmo com certeza temos que implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos ( GED ). A lógica é simples: como podemos racionalizar e organizar o método de trabalho de uma empresa se as informações dentro da mesma se encontram mau organizadas e são produzidas de forma caótica ?

No caso descrito acima o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés de termos um sistema simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs ( Workflow Management System ) que engloba além do processo de gestão da informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os profissionais envolvidos, segundo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos.

Beneficios Trazidos para as Empresas que Adotam Sistemas de Workflow + Gestão Eletrônica de Documentos

Sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos e gestão de processos de trabalho, trazem os seguintes benefícios para a sua empresa:

• Integração de documentos, processos, personagens, sistemas de informação e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma única esfera.
• Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e físico ), tanto do ponto da produção da informação, quanto do uso da mesma, empregando em conjunto as ferramentas de controle do sistema de gestão eletrônica de documentos  e também do sistema de workflow
• Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de pessoa para o nível de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente do talento e conhecimento individuais.
• Mapeamento e controle do fluxo das informações: com um processo mais organização de gestão e produção de documentos podemos controlar melhor por quem, onde e quando as informações foram acessadas
• Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos manuais de controle tais como cadernetas ou fichários, que estão mais sujeitos a erros e interferências do que sistemas eletrônicos de gestão de documentos.
• Digitalização de documentos que anteriormente se encontravam em papel e restritos a poucas pessoas, para o formato eletrônico que é mais simples de ser distribuido e controlado
• Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos, já que vai ser possivel controlar quem e quando cada documento foi acessado
• Registro unificado do histórico dos projetos, bem como quais informações foram utilizadas nos mesmos.

As informações são o maior patrimônio de uma empresa. Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização que quer se modernizar e se tornar mais competitiva.

Muita gente acha que progresso e tecnologia são inimigos mortais do meio ambiente, significando poluição e ocupação do meio natural. Mas nem sempre isso é valido. No caso da gestão eletrônica de documentos temos exatamente o quadro oposto: um bom programa de GED implantado em uma empresa pode favorecer e muito a questão ambiental.

Apesar de hoje em dia a produção de papel ser uma atividade bem mais ecológica e racional do que 20 ou 30 anos atrás, com técnicas de reflorestamento, replantio de arvores e melhores processos de produção, ela ainda é uma atividade poluidora, que lança uma enorme quantidade de carbono na atmosfera ( contribuindo para o efeito estufa ) e também contribui para o desmatamento, avançando as plantações reflorestadas sobre áreas de floresta natural.

Para se produzir uma tonelada de papel, são necessárias em média 3 toneladas de materia-prima ( celulose ) obtidas a partir de aproximadamente 24 arvores de porte médio.

Por essas razões um projeto de gestão eletrônica de documentos é sempre considerado um projeto de impacto ambiental positivo. Claro, como a GED é baseada no uso de sistemas de computador e máquinas, também há um ônus no que diz respeito ao consumo de energia elétrica e também as emissões de carbono relacionadas a fabricação dos computadores e equipamentos, etc.. mas o ganho ainda é positivo, pois realizando a digitalização de documentos em larga escala e passando a produzir tais informações já no meio digital, eleminamos em alguns casos até 70% a necessidade de consumo mensal de papel nas empresas.

Gestão Eletrônica de Documentos: Questão Tecnológica

O armazenamento das informações em meio digital ao invés de papel além da vantagem ambiental citada acima, ainda tem vantagens técnicas, operacionais e de redução de custo. Do mesmo modo que são necessarias algumas dezenas de árvores e algumas toneladas de carbono para se produzir uma tonelada de papel, com a gestão eletrônica de documentos para se armazenar a mesma quantidade de informação em discos rígidos de servidores ou então mídias tais como DVDs e CDs com a tecnologia atual são necessárias quantidades muito menores de emissão de carbono.

Mesmo a gestão eletrônica de documentos tendo o caso dos servidores que são computadores que armazenam fisicamente o banco de dados e que tem que ficar ligados 24 horas por dia, ainda assim a emissão é baixa e está diminuindo cada vez mais, ano a ano com o lançamento de tecnologias tais como os monitores LCD ( que gastam aproximadamente 1/3 da energia dos monitores tradicionais ), notebooks ( computadores portáteis que gastam em média 50% da energia dos computadores tradicionais ) e também os monitores OLED que estão sendo desenvolvidos e vão gastar ainda menos energia que os da tecnologia LCD.

Organizar, separar e racionalizar nunca é demais. Ainda mais quando estamos falando de empresas e negócios. Em uma empresa de porte médio, por exemplo, diariamente são produzidos dezenas de documentos: relatórios, documentos contábeis, textos e conteúdo relativo a projetos… são muitas fontes de informação sendo produzidas e acumuladas num processo contínuo.

A gestão eletrônica de documentos se bem aplicada, pode trazer grandes benefícios tanto qualitativos como quantitativos.

Benefícios Qualitativos e Quantitativos da Gestão Eletrônica de Documentos

Aumento da Produtividade e Redução de Custos

Implantando um sistema organizado de gestão e produção da informação, não importa o ramo de atividade da empresa, sempre há um grande ganho de produtividade, acompanhada de uma redução de custos. A produtividade aumenta pois o processo de produção de documentos se torna mais claro, eliminando o elemento individual ( algumas pessoas são mais organizadas que as outras ) e padronizando o modo de trabalhar. Os custos também caem devido a GED pois, antes o tempo gasto procurando documentos em um acervo desorganizado cai, além do fato de um melhor controle minimizar os erros, não sendo necessários que um mesmo documento fique sendo refeito muitas vezes.

Mais Segurança na Acessibilidade na Informação

Organizando o acervo em locais específicos e em sistemas de banco de dados online e offine, fica mais facil e seguro controlar o acesso aos documentos. Já que o acervo foi digitalizado durante o processo de implantação da gestão eletrônica de documentos, agora que os documentos estão no computador, fica bem mais facil controlar o acesso, distribuindo senhas e definindo níveis de acesso para estas senhas.

Backup Automatizado e Simples dos Dados

A digitalização e a GED além de melhorarem a segurança do sistema tembém permite meios simples de se fazer backup dos dados. Pode-se inclusive implantar um sistema de gestão automática de backup que realiza as cópias diariamente, mensalmente, etc… Armazenar os dados do backup em sí também é mais simples do que no papel: em alguns poucos DVDs podemos armazenar quantidades equivalentes de informação que em toneladas de papéis, pastas de fotos.

Unificação da Base de Dados

Ao invés de manter os dados armazenados puramente no HD de um computador ou então em uma folha de papel em um arquivo / gaveta, empregando um sistema de gestão eletrônica de documentos temos a unificação da base de dados. Com a base de dados unificada e padronizada, temos siginificativos ganhos em produtividade, eliminando a necessidade de que o mesmo documento ou relatório seja produzido duas ou mais vezes por pessoa diferentes que não tinham conhecimento do mesmo.

Ganho de Espaço Físico com o GED

Sim, é possivel também ter um ganho de espaço físico implantando um sistema de gestão eletrônica de documentos, esse ganho pode ser feito de duas maneiras:

• Eliminação da Necessidade de Meios Físicos de Armazenamento: Já que grade parte dos documentos passa a ser produzido e armazenado em meios digitais com a GED, há uma siginifcativa diminuição na necessidade de meios físicos tais como armários ou arquivos para armazena-los. Fica tudo devidadmente registrado em computadores, servidores e discos.
• Remoção Física dos Documentos: Alguma empresas depois que implantam sistemas de GED, optam inclusive por remover os documentos em papel da sua sede, deixando que estes sejam administrados e armazenados por uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos. Se armazenados em meios e temperatura otimizados, os documentos de papel podem durar muito mais.

Cada caso é um caso. Evidentemente, cada empresa trabalha de um jeito, tem uma cultura própria e também produz as informações de um modo diferente seguindo este raciocínio. No entanto, estudos comprovaram que mesmo trabalhando de modos distintos em geral, as empresas seguem um certo padrão geral no que diz respeito a produção de informações. Este padrão subliminar é o chamado Ciclo Documental.

No contexto dos estudos de gestão eletrônica de documentos existem algumas variações em torno do modelo do Ciclo Documental, a forma abaixo é considerada a mais comum e também a mais eficiente:

A Gestão Eletrônica de Documentos e a Otimização do Ciclo Documental

Levando em conta as fases do ciclo documental, a gestão eletrônica de documentos atua otimizando o processo da seguinte maneira:

Produção:

Na fase da produção de documentos a GED não tem muita influência, já que a produção de documentos para o acervo de documentos da empresa depende do contexto e do trabalho que está sendo realizado.

Revisão / Validação:

Na fase de revisão do ciclo documental, a gestão eletrônica de documentos tem uma influência moderada. Para facilitar e padronizar a revisão de documentos ( principalmente os não contábeis e não relativos a parte financeira ) podem ser criadas guias e padrões para a produção deste acervo, documentos tais como relatórios de estoque e produção por exemplo podem muito bem ser padronizados segundos as normas da GED para facilitar a revisão e validação dos mesmos.

Reprodução:

Nesta fase a GED já passa a realizar um papel fundamental, no processo de otimização. Para podermos ter uma reprodução simples e direta dos documentos, em primeiro lugar, eles devem estar devidamente digitalizados. Uma vez digitalizados seu armazenamento e divulgação já podem ser em meios eletrônicos tais como a rede interna da empresa e a internet.

Distribuição:

A distribuição dos documentos é também uma fase onde a GED pode ter uma grande influencia positiva. Realizando a digitalização de documentos e passando o acervo para as mídias digitais na fase de reprodução a distribuição dos documentos fica muito mais simples e segura. Fica simples pois basta acessar os dados através do computador para pode trabalhar e fica segura porque aplicando as normas da gestão eletrônica de documentos para segurança podemos determinar quem vai acessar, qual tipo de documento.

Arquivamento:

Do mesmo modo que a distribuição dos documentos já devidamente digitalizados facilita o seu acesso e segurança, a mesma digitalização também facilita o seu arquivamento. Transformando a massa de dados das mídias fisicas ( papeis, fotos, etc.. ) para mídias digitais temos enormes ganhos de arquivamento tanto no que diz respeito a durabilidade ( mídias digitais se bem cuidadas duram indefinidamente ) quanto em espaço, já que podemos armazenar grandes quantidades de dados provenientes de documentos de papel em um mesmo banco de dados digital, facilmente armazenavel e reproduzivel.

Recuperação:

Aplicando a gestão eletrônica de documentos talvez o maior ganho seja na recuperação. Como recuperação se entende o fato de buscar e encontrar um documento. Se o acervo estiver devidamente catalogado e digitalizado segundo as normas da GED, encontrar qualquer dado ou documento neste acervo passa de uma tarefa extenuante para uma tarefa simples que dura poucos segundos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( GED ) pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa, instituição e associação. Hoje em dia o GED é implantado cada vez mais em escolas, universidades, escritórios de advocacia, hospitais, administradoras de seguros, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicação e empresas de consultorias, etc…

Mas como um mesmo sistema vem sendo implantado em organizações e empresas de carater tão distindo ? A questão chave é que embora o Gerenciamento Eletrônico de Documentos tenha princípios gerais bem definidos, ele é ao mesmo tempo bastante flexivel para se adaptar a qualquer ambiente de negócio. Informação é informação e ela merece e deve ser bem organizada para aumentar a eficiência de uma empresa.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Pequenas Empresas

O GED para pequenas empresas é o mais simples e direto. Nas pequenas empresas, em geral, ainda não temos uma organização departamental e nem muitos níveis de burocracia estabelecidos. Ela é mais coesa, menos burcocrática e mais agil que as grandes empresas ( aliás muitas grandes empresas, buscam este ideal de velocidade ). Além de ter uma organização mais simples, as empresas menores também tem um volume menor de documentos.

Neste caso específico o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é direto: toda a massa de documentos da empresa é digitalizada, catalogada e organizada em um mesmo sistema de GED. Para organizar melhor este sistema, no entanto, podemos definir prioridades internas de acesso ( um estagiário, não pode saber as mesmas informações que o presidente sabe ).

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Empresas Médias

Quando uma empresa já atinge um nível médio passa a ser menos agil, no entanto ela já tem uma melhor organização. O sistema de GED deve se adequar a esta realidade e também ser organizado de um modo um pouco mais complexo. Já não temos mais o pequeno volume de documentos que tinhamos também nas pequenas empresas. A digitalização de documentos agora vai ser um processo maior e mais longo.

Para as empresas médias o ideal é que o Sistema de Gerenciamento de Documentos além de ter priridades de acesso, também seja modular: RH, Treinamento, Marketing, Informática, Contabilidade todos os departamentos podem ter um acervo digital próprio. Para facilitar o trafego das informações as informações relevântes para um departamento podem ser vistas no módulo do outro departamento.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Grandes Empresas

Mais uma vez quando passamos de uma empresa média para uma empresa grande temos um aumento da complexidade e também um aumento da massa de documentos produzido diariamente. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para as grandes empresas é o mais sofisticado. Como as grandes empresas em geral ( por terem mais recursos tecnológicos e financeiros ) que realizam os maiores projetos. É interessante dividir o sistema de GED das mesmas em 3 níveis: nível global, nível de departamento e nível de projeto.

Divividindo dessa passamos o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos do nível modular para o nível celular, com uma organização ainda mais específica, o que torna a sua gestão mais facil. Em vez de termos agora um sistema de GED para o departamento inteiro de Engenharia, agora cada projeto deste departamento tem a sua própria celula de organização.

Tabela Resumida da Organização dos Sistemas de GED para as Empresas

Digitalizar ou scanear um documento consiste em transformar um documento físico ou imagem em um documento digital, o qual pode ser armazenado em sistemas e mídias computacionais. A digitalização de documentos é um dos principais processos realizados durante os projetos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, através dela é possivel que uma grande quantidade de documentos e acervos sejam convertidos para mídias digitais que são muito mais seguras e acessíveis que os meios físicos tradicionais ( papel, fotos, etc… ).

Tipos de Documentos que podem ser Digitalizados

Muita gente não sabe mas quando nos referimos a digitalização de documentos não estamos falando somente de documentos de papel, diversas outras mídias fisicas e até mesmo abstratas tais como voz podem ser digitalizadas. Abaixo alguns exemplos de dados que podem ser digitalizados e a maneira com que essa tarefa pode ser realizada:

• Digitalização de Documentos de Papel: Escanear documentos de papel, convertendo-os para o meio computacional é a aplicação mais direta da digitalização. Em geral os documentos de papel compõe a imensa maioria dos acervos das empresas ( devido a sua facilidade de produção ), sendo eles também os principais motivos pelo qual as consultorias de gerenciamento eletrônico de documentos são implantadas. Os documentos de papel ao mesmo tempo que são simples para serem produzidos, são extremamente ineficientes e espendiosos no armazenamento e na busca. Armazenar papel ocupa espaço e procurar informações no papel, por mais que se organize, é uma operação que leva tempo. Digitalizando os documentos do papel para as mídias digitais ao mesmo tmepo eliminamos as duas desvatagens desse meio, tornando tanto as operações de busca quanto armazenamento simples e baratas.
• Digitalização de Imagens: Outro tipo de mídia física muito comum e muito digitalizado são as imagens. Convertendo mídias físicas de foto para as mídias digitais, a principal vantagem é a preservação do acervo. As mídias físicas se mau armazenadas tendem a se deteriorar, enquanto as mídias digitais se preservam de modo indeterminado se bem tratadas, devidamente copiadas e armazenadas da maneira correta. Em imagens digitalizadas, também temos um bom ganho em organização e busca que só é possivel com a digitalização destes documentos.
• Digitalização de Voz: Ligações, negociações, idéias… a voz é um poderoso instrumento de trabalho e muitas vezes a informação essenciais são produzidas e armazenada neste meio. Embora a voz não possa ser fisicamente armezenada em meio tais como o papel ( como temos com as imagens e texto ) muitas vezes ela é armazenada em mídias não adequadas, de baixa qualidade e baixa durabilidade. Digitalizar a voz no caso, indica que as gravações serão tratadas, remasterizadas e devidamente armazenadas na mídia digital adequada. Procededo dessa maneira, além do ganho de qualidade ainda temos a vantagem da durabilidade dos dados que estarão melhor armazenados.

Limitações da Digitalização de Documentos

Embora tenha todas as vantagens acima a digitalização de documentos tem algumas limitações. No entanto, todas elas podem ser devidademente evitadas, se a gestão eletrônica de documentos for realizada por uma equipe especializada. Leia abaixo algumas limitações e o que pode ser feito para contorna-las:

• Limitação de Tempo: Embora durem até 100 vezes mais que mídias físicas, mídias eletrônicas também tem a limitação de tempo de duração. Um CD por exemplo dura entre 2 e 200 anos dependendo da maneira com que é consevado. No entanto embora tenham um tempo de vida finito, as mídias digitais tem uma incrível vantagem: quando um CD ou mídia digital é copiado a sua qualidade não se altera. Isso quer dizer que se de tempos em tempos as informações forem sendo copiadas para novas mídias, podemos conserva-las sim de modo indeterminado, não precisando repetir novamente o processo de digitalização dos documentos, que é feito somente para a primeira cópia.
• Limitação de Espaço: Essa também é uma limitação obvia. Mídias digitais tem tamanho finito. No entanto o baixo preço das mesmas em comparação ao armazenamento físico minimiza este problema. Mas não é tudo, além do baixo custo de investimento, as mídias digitais tem outra vantagem: os arquivos digitalizados ainda podem ser compactados para economizar ainda mais espaço.
• Limitação de Reprodução: Muitas vezes uma mídia digital é armazenada em um formato e alguns anos depois já não existe mais um programa específico para abri-las. Esse é um problema mais sério que os dois apresentados acima, mas também é passivel de solução. Hoje em dia para evitar que este caso ocorra, as indústrias tanto de software, quanto de hardware tem criado padrões ( MP3, JPG, padrão USB, etc… ) que são usados por multiplos programas e máquinas para poder padronizar e aumentar a inter-compatibilidade. Esse fato garante que uma vez realizada a digitalização dos documentos ela será permanente.