Gestão Eletrônica de Documentos: Armazenamento de Arquivos

Gestão Eletrônica de Documentos, Digitalização e Estratégia de Armezanamento Digital

Uma das principais questões a ser levantadas quando um projeto de gestão eletrônica de documentos ( GED ) está para ser implantado, com certeza é a estratégia que vai ser empregada no armazenamento do acervo. O plano a ser escolhido e implantado depende de vários fatores tais como:

• Tipo Predominante de Documento : O tipo predominante de mídia tem uma forte influência nesta decisão. Se o tipo predominante dos documentos for texto por exemplo, vamos precisar de um espaço de armazenamento muito menor do que se o tipo predominante for de arquivos de imagem. As taxas de compactação de texto são muito maiores que imagens e figuras, quando realizamos a digitalização de documentos. Quanto mais complexos for o tipo padrão de documento produzido pela empresa, maior será a necessidade de espaço para armazenar as mídias durante o processo de gestão eletrônica de documentos.
• Nível de Segurança Requerido pelos Documentos: O nível de segurança e restrição dos documentos também é um fator muito importante, quanto mais segurança demandarem os documentos maior deve ser a preocupação com fatores tais como níveis de acesso, backup ( cópia de segurança ) e encriptação. A complexidade do sistema de segurança é diretamente proporcional a quantidade de espaço que vamos precisar para o nosso sistema de GED.
• Centralização / Descentralização do Sistema: A opção por centralizar ou descentralizar os documentos em um mais servidores e também de disponibilizar os documentos na rede local de computadores ou então na Internet também é muito importante na hora de se escolher a estratégia de armazenamento dos arquivos para a gestão eletrônica de documentos, já que de um modo geral, ter um servidor rodando na Web tem um maior custo que ter um servidor na rede local.

Mídias Eletrônicas e a Digitalização de Documentos

Hoje no mercado existem diversos tipos de mídias eletrônicas, cada qual com suas vantagens e desvatagens. Capacidade, preço e durabilidade são os principais fatores a serem levados em conta. Obviamente, quando estamos implantando um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos podemos combinar diversos tipos de mídias num mesmo contexto. Abaixo uma tabela indicando o tempo de vida util médio de diversos tipos de mídia:

Estratégias Básicas para Armazenamento e Gestão Eletrônica de Documentos

Existem três estratégias fundamentais que podem ser empregadas no processo de armazenamento digital de documentos:

• Sistema COM ( Computer Outfit Microfilm ): Sistema onde armazenamento das informações geradas pelo sistema de GED são armazenadas predominantemente em microfilmes.
• Sistema COLD ( Computer Outfit Laser Disk ): Sistema mais utilizado hoje em dia, devido ao baixo custo das mídias opticas. Neste sistema os dados digitalizados produzidos pelo sistema de gestão eletrônica de documentos são armazenados predominantemente em mídias opticas ( CDs, DVDs, etc… )
• Sistema COMD ( Computer Outfit Magnetic Disk ): Sistema mais caro, porém o mais eficiente. Nele toda a informação gerada pelo sistema de GED é armazenada em mídias tais como Hard Disks, Discos Optico-Magnéticos ou então Discos WORM.
• Sistema COMM ( Computer Outfit Multiple Media ): Sistema hibrido, nele a informação produzida pelo sistema de gestão eletrônica de documentos é armazenada em diversos tipos diferentes de mídia, dependendo da importância da informação e também do tempo que ela necessita de ser armazenada.