Beneficios Qualitativos e Quantitativos da Gestão Eletrônica de Documentos

Gestão Eletrônica de Documentos e a Qualidade

Organizar, separar e racionalizar nunca é demais. Ainda mais quando estamos falando de empresas e negócios. Em uma empresa de porte médio, por exemplo, diariamente são produzidos dezenas de documentos: relatórios, documentos contábeis, textos e conteúdo relativo a projetos… são muitas fontes de informação sendo produzidas e acumuladas num processo contínuo.

A gestão eletrônica de documentos se bem aplicada, pode trazer grandes benefícios tanto qualitativos como quantitativos.

Benefícios Qualitativos e Quantitativos da Gestão Eletrônica de Documentos

Aumento da Produtividade e Redução de Custos

Implantando um sistema organizado de gestão e produção da informação, não importa o ramo de atividade da empresa, sempre há um grande ganho de produtividade, acompanhada de uma redução de custos. A produtividade aumenta pois o processo de produção de documentos se torna mais claro, eliminando o elemento individual ( algumas pessoas são mais organizadas que as outras ) e padronizando o modo de trabalhar. Os custos também caem devido a GED pois, antes o tempo gasto procurando documentos em um acervo desorganizado cai, além do fato de um melhor controle minimizar os erros, não sendo necessários que um mesmo documento fique sendo refeito muitas vezes.

Mais Segurança na Acessibilidade na Informação

Organizando o acervo em locais específicos e em sistemas de banco de dados online e offine, fica mais facil e seguro controlar o acesso aos documentos. Já que o acervo foi digitalizado durante o processo de implantação da gestão eletrônica de documentos, agora que os documentos estão no computador, fica bem mais facil controlar o acesso, distribuindo senhas e definindo níveis de acesso para estas senhas.

Backup Automatizado e Simples dos Dados

A digitalização e a GED além de melhorarem a segurança do sistema tembém permite meios simples de se fazer backup dos dados. Pode-se inclusive implantar um sistema de gestão automática de backup que realiza as cópias diariamente, mensalmente, etc… Armazenar os dados do backup em sí também é mais simples do que no papel: em alguns poucos DVDs podemos armazenar quantidades equivalentes de informação que em toneladas de papéis, pastas de fotos.

Unificação da Base de Dados

Ao invés de manter os dados armazenados puramente no HD de um computador ou então em uma folha de papel em um arquivo / gaveta, empregando um sistema de gestão eletrônica de documentos temos a unificação da base de dados. Com a base de dados unificada e padronizada, temos siginificativos ganhos em produtividade, eliminando a necessidade de que o mesmo documento ou relatório seja produzido duas ou mais vezes por pessoa diferentes que não tinham conhecimento do mesmo.

Ganho de Espaço Físico com o GED

Sim, é possivel também ter um ganho de espaço físico implantando um sistema de gestão eletrônica de documentos, esse ganho pode ser feito de duas maneiras:

• Eliminação da Necessidade de Meios Físicos de Armazenamento: Já que grade parte dos documentos passa a ser produzido e armazenado em meios digitais com a GED, há uma siginifcativa diminuição na necessidade de meios físicos tais como armários ou arquivos para armazena-los. Fica tudo devidadmente registrado em computadores, servidores e discos.
• Remoção Física dos Documentos: Alguma empresas depois que implantam sistemas de GED, optam inclusive por remover os documentos em papel da sua sede, deixando que estes sejam administrados e armazenados por uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos. Se armazenados em meios e temperatura otimizados, os documentos de papel podem durar muito mais.