Digitalização de Documentos: Contendo a Produção de Papel

Digitalização de Documentos: Cenário Inicial, Produção Desordenada de Informação em Meio Físico

A produção desordenada de documentos e informações em papel, com certeza é um dos grandes problemas atuais envolvidos na administração de empresas. Neste cenário, onde não houve a digitalização de documentos, são criados diversos tipos diferentes de problemas: o primeiro ( e mais obvio ) é o problema de acumulação física, quanto mais papel e mais documentos são produzidos em meio físico, mais espaço é demandado para estoca-lo e também maior se torna a tarefa de encontrar algo específico em meio áquela massa.

Outra questão resolvida pela digitalização dos documentos é o desgaste, os documentos armazenados em papel tem um grande desgaste ( desgaste pela sujeira, desgaste pelo armazenamento, desgaste pelo manuseio inadequado ) muitas vezes tendo que ser refeitos ou então sendo perdidos, quando não é mais possivel reproduzi-los novamente ou então quando a administração não percebe que o documento está deteriorado.

A perda ou deterioração de documentos de papel, embora pareça algo trivial e simples, pode causar grandes prejuizos para uma empresa: imagina por exemplo, perder a cópia de um contrato, perder uma nota fiscal, etc… São documentos que dão um grande ônus extra para serem recuperados ( em muitos casos podendo sair caro também ! ).

Digitalização de Documentos: Cenário Melhorado, com a Digitalização Implementada

Além de resolver os problemas descritos no cenário acima a digitalização de documentos também atua reduzindo custos e aumentando a eficiência. A digitalização de documentos, obviamente requer um trabalho e um investimento iniciais, mas depois de bem estabelecida, ela reduz o custo operacional da empresa e reduz de modo indeterminado, diluindo o investimento inicial no tempo.

Além de converter todo o acervo de texto para o meio digital, dependendo do caso da empresa, imagens e sons também podem ser digitalizados. É interessante que durante a digitalização de documentos, muitas vezes imperfeições e defeitos podem ser corrigidos, tanto no texto, quanto nas imagens e sons que podem ser tratados e ter a qualidade aumentada.

Uma vez digitalizadas, as imagens, texto e sons podem ser armazenadas basicamente em dois tipos de mídia: CDs, DVDs, Blu Rays, etc… que consistem em mídias em que a pesquisa e visualização pode ser feita de modo direto ( inserindo a mídia no computador e usando ) ou então em servidores onde a pesquisa pode ser feita de modo indireto, o usuário acessando os dados a partir de um sistema.

Digitalização de Documentos: Etapas do Processo de Digitalização

Dependendo do caso da empresa e do tipo predominante de documentos os quais ela armazena e produz, a digitalização de documentos pode ser feita de diversas maneiras diferentes. De uma maneira mais geral, o processo pode ser resumido da seguinte maneira:

Preparação do Acervo:

Na fase de preparação do acervo, todo o acervo físico é selecionado, separado e os documentos realmente relevantes são separados. Documentos residuais, rascunhos ou documentos de importância não relevante, neste momento podem ser eliminados ( não vale a pena digitalizar o que não tem valor ). Quando temos imagens e sons eles também devem ser selecionados, no caso específico das imagens também devem ser separadas, imagens de alta resolução da baixa resolução e imagens em escala de cinza das imagens coloridas.

Digitalização dos Documentos:

Na fase de digitalização de documentos em sí, é feito o trabalho físico da digitalização, os documentos sendo passados pelos scanners e os arquivos resultantes sendo gerados ( JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, etc.. )

Controle de Qualidade:

Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Toda vez que for detectado uma falha, o arquivo pode ser refeito.

Gravação dos Arquivos:

Quando o documento já estiver sido digitalizado e a qualidade já estiver sido atestada, chega a hora de gravar o arquivo. Uma vez gravado o arquivo então pode ser pesquisado e utilizado no contexto da empresa.