Digitalização de Documentos: Vantagens e Limitações

O Conceito de Digitalização de Documentos

Digitalizar ou scanear um documento consiste em transformar um documento físico ou imagem em um documento digital, o qual pode ser armazenado em sistemas e mídias computacionais. A digitalização de documentos é um dos principais processos realizados durante os projetos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, através dela é possivel que uma grande quantidade de documentos e acervos sejam convertidos para mídias digitais que são muito mais seguras e acessíveis que os meios físicos tradicionais ( papel, fotos, etc… ).

Tipos de Documentos que podem ser Digitalizados

Muita gente não sabe mas quando nos referimos a digitalização de documentos não estamos falando somente de documentos de papel, diversas outras mídias fisicas e até mesmo abstratas tais como voz podem ser digitalizadas. Abaixo alguns exemplos de dados que podem ser digitalizados e a maneira com que essa tarefa pode ser realizada:

• Digitalização de Documentos de Papel: Escanear documentos de papel, convertendo-os para o meio computacional é a aplicação mais direta da digitalização. Em geral os documentos de papel compõe a imensa maioria dos acervos das empresas ( devido a sua facilidade de produção ), sendo eles também os principais motivos pelo qual as consultorias de gerenciamento eletrônico de documentos são implantadas. Os documentos de papel ao mesmo tempo que são simples para serem produzidos, são extremamente ineficientes e espendiosos no armazenamento e na busca. Armazenar papel ocupa espaço e procurar informações no papel, por mais que se organize, é uma operação que leva tempo. Digitalizando os documentos do papel para as mídias digitais ao mesmo tmepo eliminamos as duas desvatagens desse meio, tornando tanto as operações de busca quanto armazenamento simples e baratas.
• Digitalização de Imagens: Outro tipo de mídia física muito comum e muito digitalizado são as imagens. Convertendo mídias físicas de foto para as mídias digitais, a principal vantagem é a preservação do acervo. As mídias físicas se mau armazenadas tendem a se deteriorar, enquanto as mídias digitais se preservam de modo indeterminado se bem tratadas, devidamente copiadas e armazenadas da maneira correta. Em imagens digitalizadas, também temos um bom ganho em organização e busca que só é possivel com a digitalização destes documentos.
• Digitalização de Voz: Ligações, negociações, idéias… a voz é um poderoso instrumento de trabalho e muitas vezes a informação essenciais são produzidas e armazenada neste meio. Embora a voz não possa ser fisicamente armezenada em meio tais como o papel ( como temos com as imagens e texto ) muitas vezes ela é armazenada em mídias não adequadas, de baixa qualidade e baixa durabilidade. Digitalizar a voz no caso, indica que as gravações serão tratadas, remasterizadas e devidamente armazenadas na mídia digital adequada. Procededo dessa maneira, além do ganho de qualidade ainda temos a vantagem da durabilidade dos dados que estarão melhor armazenados.

Limitações da Digitalização de Documentos

Embora tenha todas as vantagens acima a digitalização de documentos tem algumas limitações. No entanto, todas elas podem ser devidademente evitadas, se a gestão eletrônica de documentos for realizada por uma equipe especializada. Leia abaixo algumas limitações e o que pode ser feito para contorna-las:

• Limitação de Tempo: Embora durem até 100 vezes mais que mídias físicas, mídias eletrônicas também tem a limitação de tempo de duração. Um CD por exemplo dura entre 2 e 200 anos dependendo da maneira com que é consevado. No entanto embora tenham um tempo de vida finito, as mídias digitais tem uma incrível vantagem: quando um CD ou mídia digital é copiado a sua qualidade não se altera. Isso quer dizer que se de tempos em tempos as informações forem sendo copiadas para novas mídias, podemos conserva-las sim de modo indeterminado, não precisando repetir novamente o processo de digitalização dos documentos, que é feito somente para a primeira cópia.
• Limitação de Espaço: Essa também é uma limitação obvia. Mídias digitais tem tamanho finito. No entanto o baixo preço das mesmas em comparação ao armazenamento físico minimiza este problema. Mas não é tudo, além do baixo custo de investimento, as mídias digitais tem outra vantagem: os arquivos digitalizados ainda podem ser compactados para economizar ainda mais espaço.
• Limitação de Reprodução: Muitas vezes uma mídia digital é armazenada em um formato e alguns anos depois já não existe mais um programa específico para abri-las. Esse é um problema mais sério que os dois apresentados acima, mas também é passivel de solução. Hoje em dia para evitar que este caso ocorra, as indústrias tanto de software, quanto de hardware tem criado padrões ( MP3, JPG, padrão USB, etc… ) que são usados por multiplos programas e máquinas para poder padronizar e aumentar a inter-compatibilidade. Esse fato garante que uma vez realizada a digitalização dos documentos ela será permanente.