Estágios da Gestão da Informação

Evolução da Gestão da Informação em uma Empresa

A medida que uma empresa evolui e cresce em tamanho, produtividade e complexidade, ela vai exigindo cada vez mais uma maior grau de organização, racionalização e profissionalismo. O mesmo quadro vale a para a gestão e produção de informação. Do inicio informal e intuitivo até o momento em que a empresa necessita e decide implemental um sistema de gestão eletrônica de documentos há passos importantes. Abaixo de maneira sucinta algumas dessas fases:

Gestão da Informação Informal

Na primeira fase, quando a empresa ainda é pequena, tem um pequeno quadro de funcionário e clientes e lida apenas com projetos de baixa e no máximo média complexidade, em geral, não existe nenhuma preocupação com a gestão da informação. Realmente, como a complexidade é baixa, não existe uma necessidade real de organizar e racionalizar. Obviamente, se a empresa opta por implantar um sistema de GED logo de inicio ela vai ganhar tempo e eficiência, crescendo mais em um menor prazo, tornando o GED nesta fase um opcional vantajoso.

Em geral, neste estágio da evolução da empresa e da gestão da informação os documentos são gerados de forma aleatória, sem padrão, são armazenados em papel e organizados em pastas e armários físicos. Claro, o computador é usado, mas apenas eventualmente e na produção de uns poucos documentos mais relevantes. A maioria das empresas não opta por implantar sistemas de gestão eletrônica de documentos neste estágio.

Gestão Semi-Organizada da Informação

Nesta fase da evolução da gestão da informação, aplicativos tais como editores de texto e editores de planilhas, já começam a ser usados na produção da maioria dos documentos e algumas empresas inclusive já começam a planejar a produzir sistemas de computador para organizar a produção e gerar relatórios. No entanto os princípios da gestão eletrônica de documentos ainda não estão totalmente implementados e em geral, os arquivos são produzidos e armazenados em computadores individuais. Sem ter a racionalização implementada e sem padronização, a produtividade depende muito do talendo e dedicação individuais.

Neste está de evolução da empresa, ela começa a investir em sistemas de computador, internet, Web Marketing e algumas empresas já investem em sistemas completos de GED. Mais uma vez, investir em GED, ainda não é impressindível, mas é uma grande vantagem, a empresa passar para a proxima fase com um sistema desta natureza já implementado.

Gestão Organizada da Informação ( Gestão Eletrônica de Documentos Completa )

Depois que a empresa passou pela fase de gestão semi-organizada da informação, em geral, um estágio em que ela já se tornou uma empresa de porta maior, chegou o momento em que a gestão eletronica de documentos passa a ser essencial. Neste estágio e com este porte de empresa, o volume e complexidade das informações e dos projetos passa a demandar uma racionalização maior. Caso um sistema de GED não seja implementado e organize o fluxo e produção de informações corremos um sério de risco de ter os chamados “projetos infinitos”, aquele projeto em que o cronograma previa 6 meses para a conclusão, mas leva-se 2 anos de trabalho desorganizado para concluir.

Além de investir em gestão eletrônica de documentos, neste estágio, devido as proporções atingidas pelo patrimônio da empresa e da complexidade contábil, em geral as empresas além do GED, também implantam sistemas de Gestão Patrimonial.