Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes Empresas

Gerenciamento Eletrônico de Documentos: Beneficio para todo tipo de Empresa

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( GED ) pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa, instituição e associação. Hoje em dia o GED é implantado cada vez mais em escolas, universidades, escritórios de advocacia, hospitais, administradoras de seguros, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicação e empresas de consultorias, etc…

Mas como um mesmo sistema vem sendo implantado em organizações e empresas de carater tão distindo ? A questão chave é que embora o Gerenciamento Eletrônico de Documentos tenha princípios gerais bem definidos, ele é ao mesmo tempo bastante flexivel para se adaptar a qualquer ambiente de negócio. Informação é informação e ela merece e deve ser bem organizada para aumentar a eficiência de uma empresa.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Pequenas Empresas

O GED para pequenas empresas é o mais simples e direto. Nas pequenas empresas, em geral, ainda não temos uma organização departamental e nem muitos níveis de burocracia estabelecidos. Ela é mais coesa, menos burcocrática e mais agil que as grandes empresas ( aliás muitas grandes empresas, buscam este ideal de velocidade ). Além de ter uma organização mais simples, as empresas menores também tem um volume menor de documentos.

Neste caso específico o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é direto: toda a massa de documentos da empresa é digitalizada, catalogada e organizada em um mesmo sistema de GED. Para organizar melhor este sistema, no entanto, podemos definir prioridades internas de acesso ( um estagiário, não pode saber as mesmas informações que o presidente sabe ).

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Empresas Médias

Quando uma empresa já atinge um nível médio passa a ser menos agil, no entanto ela já tem uma melhor organização. O sistema de GED deve se adequar a esta realidade e também ser organizado de um modo um pouco mais complexo. Já não temos mais o pequeno volume de documentos que tinhamos também nas pequenas empresas. A digitalização de documentos agora vai ser um processo maior e mais longo.

Para as empresas médias o ideal é que o Sistema de Gerenciamento de Documentos além de ter priridades de acesso, também seja modular: RH, Treinamento, Marketing, Informática, Contabilidade todos os departamentos podem ter um acervo digital próprio. Para facilitar o trafego das informações as informações relevântes para um departamento podem ser vistas no módulo do outro departamento.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Grandes Empresas

Mais uma vez quando passamos de uma empresa média para uma empresa grande temos um aumento da complexidade e também um aumento da massa de documentos produzido diariamente. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para as grandes empresas é o mais sofisticado. Como as grandes empresas em geral ( por terem mais recursos tecnológicos e financeiros ) que realizam os maiores projetos. É interessante dividir o sistema de GED das mesmas em 3 níveis: nível global, nível de departamento e nível de projeto.

Divividindo dessa passamos o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos do nível modular para o nível celular, com uma organização ainda mais específica, o que torna a sua gestão mais facil. Em vez de termos agora um sistema de GED para o departamento inteiro de Engenharia, agora cada projeto deste departamento tem a sua própria celula de organização.

Tabela Resumida da Organização dos Sistemas de GED para as Empresas