Gestão Eletrônica de Documentos ( GED ) e o Ciclo Documental

Ciclo Documental e Gestão Eletrônica de Documentos: Entendendo o Fluxo de Informação

Cada caso é um caso. Evidentemente, cada empresa trabalha de um jeito, tem uma cultura própria e também produz as informações de um modo diferente seguindo este raciocínio. No entanto, estudos comprovaram que mesmo trabalhando de modos distintos em geral, as empresas seguem um certo padrão geral no que diz respeito a produção de informações. Este padrão subliminar é o chamado Ciclo Documental.

No contexto dos estudos de gestão eletrônica de documentos existem algumas variações em torno do modelo do Ciclo Documental, a forma abaixo é considerada a mais comum e também a mais eficiente:

A Gestão Eletrônica de Documentos e a Otimização do Ciclo Documental

Levando em conta as fases do ciclo documental, a gestão eletrônica de documentos atua otimizando o processo da seguinte maneira:

Produção:

Na fase da produção de documentos a GED não tem muita influência, já que a produção de documentos para o acervo de documentos da empresa depende do contexto e do trabalho que está sendo realizado.

Revisão / Validação:

Na fase de revisão do ciclo documental, a gestão eletrônica de documentos tem uma influência moderada. Para facilitar e padronizar a revisão de documentos ( principalmente os não contábeis e não relativos a parte financeira ) podem ser criadas guias e padrões para a produção deste acervo, documentos tais como relatórios de estoque e produção por exemplo podem muito bem ser padronizados segundos as normas da GED para facilitar a revisão e validação dos mesmos.

Reprodução:

Nesta fase a GED já passa a realizar um papel fundamental, no processo de otimização. Para podermos ter uma reprodução simples e direta dos documentos, em primeiro lugar, eles devem estar devidamente digitalizados. Uma vez digitalizados seu armazenamento e divulgação já podem ser em meios eletrônicos tais como a rede interna da empresa e a internet.

Distribuição:

A distribuição dos documentos é também uma fase onde a GED pode ter uma grande influencia positiva. Realizando a digitalização de documentos e passando o acervo para as mídias digitais na fase de reprodução a distribuição dos documentos fica muito mais simples e segura. Fica simples pois basta acessar os dados através do computador para pode trabalhar e fica segura porque aplicando as normas da gestão eletrônica de documentos para segurança podemos determinar quem vai acessar, qual tipo de documento.

Arquivamento:

Do mesmo modo que a distribuição dos documentos já devidamente digitalizados facilita o seu acesso e segurança, a mesma digitalização também facilita o seu arquivamento. Transformando a massa de dados das mídias fisicas ( papeis, fotos, etc.. ) para mídias digitais temos enormes ganhos de arquivamento tanto no que diz respeito a durabilidade ( mídias digitais se bem cuidadas duram indefinidamente ) quanto em espaço, já que podemos armazenar grandes quantidades de dados provenientes de documentos de papel em um mesmo banco de dados digital, facilmente armazenavel e reproduzivel.

Recuperação:

Aplicando a gestão eletrônica de documentos talvez o maior ganho seja na recuperação. Como recuperação se entende o fato de buscar e encontrar um documento. Se o acervo estiver devidamente catalogado e digitalizado segundo as normas da GED, encontrar qualquer dado ou documento neste acervo passa de uma tarefa extenuante para uma tarefa simples que dura poucos segundos.