Gestão Eletrônica de Documentos: Vale a Pena Investir ?

O Conceito de Gestão Eletrônica de Documentos

A Gestão Eletrônica de Documentos, Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED é um sistema que possibilita a organização, ordenação, digitalização e catalogação do acervo de documentos de uma empresa ou instituição. Os sistemas de GED permitem aos usuários acessar seus arquivos de maneira simples e rápida, aumentando a produtividade já que diminuinuimos o tempo gasto na busca por estes arquivos. Há três tipos básicos de sistema de Gestão Eletrônica de Documentos:

• Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos Local: Nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos locais, todo o acervo da empresa é digitalizado e disponibilizado para acesso local através de uma rede Ethernet, onde os computadores são ligados entre sí e também em um servdor principal através de um hub ( dispositivo que conecta varios computadores ). A vantagem deste sistema é a sua segurança. Como os arquivos estão disponíveis somente nos computadores internos da empresa, um acesso externo não autorizado não é tecnicamente possível, somente quem tenha acesso aos usuários e senhas dos computadores locais poderá ver e pesquisar neste acervo. A desvantagem é que se for necessário para pessoas autorizadas acessar estes documentos de fora da empresa também não vai ser possível.

• Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos Online: O principio do sistema GED online é o mesmo do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos locais, a principal diferença está na disponibilidade. Ao contrário do sistema local onde o acesso é feito somente através dos computadores internos da empresa, no sistema online, o acesso pode ser feito a partir de qualquer computador, em qualquer lugar do mundo através da internet. Neste caso a vantagem deste sistema GED é também o seu ponto fraco: como os documentos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo são maiores as chances de acesso não autorizado. Obviamente isso não quer dizer que sejam sistemas inseguros, a segurança é uma grande preocupação no desenvolvimento de sistemas GED.

• Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos Hibrido: O sistema de GED hibrido é um sistema de maior complexidade desenvolvido usando os melhores aspectos do sistema local e do sistema online. Assim como no sistema de gestão eletrônica de documentos local, os documentos devidamente catalogados e digitalizados ficam armazenados em um servidor interno. O acesso completo a estes documentos só é permitido a partir de dentro da própria empresa. No entanto também é possível acessar parcialmente o acervo a partir da Internet. Assim temos tanto a mobilidade quanto a segurança garantidas.

Gestão Eletrônica de Documentos e a Produtividade

Os documentos formam a grande massa de informação da empresa, são essenciais para a manutenção e crescimento da mesma. Contratos, orçamentos, planilhas de custo, documentos bancários e documentos contábeis estão constantemente sendo acumulados e acessados por diversas pessoas diariamente. Quando a empresa atinge um certo grau de tamanho e complexidade, temos um quadro interessante: somente a organização básica e instintiva dos documentos já não é mais suficiente, para manter a produtividade dos tempos em que a empresa era pequena, passa a ser necessário um sistema de organização mais rígido e inteligente. Isso vale tanto para o acervo de documentos, como que para todos os setores da empresa em geral: quanto maior, mais necessária a organização.

É nesse sentido que a gestão eletrônica de documentos aumenta a produtividade: provendo uma maneira imediata de localizar as informações. Quando o acervo de documentos de uma empresa está desorganizado também é maior a ocorrencia de erros e até mesmo de perda de documentos ( muitas vezes um documento perdido ou extraviado não pode ser substituido em tempo hábil ).

Além de catalogar e facilitar a busca pelos documentos e informações o sistema GED também permite um melhor arquivamento. Uma vez que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos já se encontra implantado, ele também provê meios melhores para arquivar os documentos: permitindo inclusive que muitos dos documentos já sejam produzidos e arquivados diretamente em midias digitais ( poupando a necessidade posterior de digitalização ).